Wasseranalyse beauftragen: Anforderungsblatt und Kriterien

Das Wichtigste auf einen Blick

Zuerst die analytische Frage klären, nicht das Labor

Wer mit der Laborsuche beginnt, bekommt Angebote zu unterschiedlichen Leistungen. Vergleichbarkeit entsteht, wenn Sie zuerst die Frage formulieren: Welcher Stoff, welcher Standort, welche Entscheidung hängt vom Ergebnis ab?

Das Umweltbundesamt beschreibt, wie breit die Stofffragen im Wasser sind. In seinen Übersichten zu Wasser und Trinkwasser ordnet die Behörde Spurenstoffe, Aufbereitung und Anforderungen ein. Solche Bewertungen sagen nichts über betriebliche Prüfparameter. Sie zeigen aber, warum der Auftraggeber den Stoff selbst benennen muss.

Aus der Frage folgt die Parameterliste: Einzelstoff, Stoffgruppe, Summenparameter, Nachweisgrenze. Diese Festlegung ist Aufgabe des Auftraggebers, nicht des Labors. Wer sie dem Anbieter überlässt, vergleicht später Angebote mit unterschiedlichem Inhalt.

Das Anforderungsblatt als Vergleichswerkzeug

Legen Sie ein Blatt mit festen Zeilen an. Jedes Labor erhält dieselbe Zeile in derselben Reihenfolge. Ein Beispiel:

Zeile	Inhalt des Anforderungsblatts

| 1 | Matrix und Probenahmestelle, zum Beispiel Trinkwasser oder Abwasser und Entnahmepunkt | | 2 | Parameter, Verfahren und geforderte Nachweisgrenze | | 3 | Akkreditierung nach DIN EN ISO/IEC 17025: Verfahren und Matrix laut Anlage | | 4 | Probenahme: Zuständigkeit, Gefäße, Termin und Dokumentation | | 5 | Preis: Analyse, Probenahme, Versand und Zuschläge; netto/brutto und je Probe oder pauschal | | 6 | Bearbeitungszeit ab Probeneingang und Termin für den Bericht | | 7 | Berichtsformat: Ergebnis, Einheit, Nachweisgrenze, Datum und Unterschrift |

Dieses Blatt ist ein Arbeitsmittel des Auftraggebers. Es ist kein Marktstandard und ersetzt keine Norm. Zeile 2 ist heikel: Lassen Sie sich die gewünschte Nachweisgrenze schriftlich bestätigen, nicht nur eine allgemeine Methode.

Drei Kriterien entscheiden den Angebotsvergleich

Akkreditierung: Verlangen Sie die Urkunde mit Anlage und prüfen Sie, ob das konkrete Verfahren für Ihre Matrix gelistet ist. Prüfen Sie, ob das Labor von der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) nach DIN EN ISO/IEC 17025 akkreditiert ist. Eine allgemeine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 belegt Prozessbeschreibung, nicht die fachliche Kompetenz für eine Methode.

Bei gesetzlich vorgeschriebenen Trinkwasseruntersuchungen muss die Untersuchungsstelle nach § 40 TrinkwV zugelassen sein und in der Liste des zuständigen Bundeslands stehen. Prüfen Sie diesen Eintrag zusätzlich zur DAkkS-Akkreditierung; die Akkreditierung allein ersetzt die Zulassung nicht.

Preis: Rechnen Sie auf eine einheitliche Bezugsgröße um, je Probe oder je Pauschale. Nennen Sie die Beträge netto und mit MwSt., sonst sind 19 Prozent Differenz schnell ein Scheinvorteil.

Bearbeitungszeit: Fragen Sie nach Eingang der Probe, nicht nach Auftragserteilung. Übliche Zusagen liegen bei fünf bis zehn Werktagen für Standardparameter, bei Sonderparametern länger.

Anbieter prüfen, bevor Sie vergleichen

Die folgenden Beispiele nennen Anbieter und Labortypen, nicht Empfehlungen oder ein vollständiges Marktverzeichnis. Maßgeblich sind der konkrete Akkreditierungsumfang, das Angebot und die Probenlogistik.

Beispielrechnung mit angenommenen Zahlen: Labor A nennt 3 Proben zu je 120 Euro netto und 250 Euro netto Probenahme, also 610 Euro netto. Labor B nennt 3 Proben zu je 95 Euro netto und 400 Euro netto Probenahmepauschale, also 685 Euro netto. Ohne die Probenahmezeilen wäre B scheinbar günstiger.

Probenlogistik und Berichtsformat schriftlich regeln

Drei Fragen gehören ins Anforderungsblatt: Wer nimmt die Probe und mit welcher Qualifikation? Wer stellt Gefäße und dokumentiert die Probenahmezeit? Wer haftet bei Verlust, Verzögerung oder unbrauchbarer Probe?

Formulieren Sie je Labor eine Antwortzeile. Ein Anbieter, der die Probenahme selbst übernimmt, sollte das im Angebot ausdrücklich und mit Termin nennen. Ein Anbieter, der nur die Analyse übernimmt, ebenso.

Der Bericht ist das eigentliche Produkt. Verlangen Sie eine Formatbeschreibung: Rohdaten oder nur Bewertung, Einheit, Bezugswert, Angabe der Nachweisgrenze, Unterschrift und Datum. Prüfen Sie außerdem, ob der Anbieter die wasserrechtlichen Rahmenbedingungen nach dem Wasserhaushaltsgesetz bei der Einordnung berücksichtigt.

Bei Abwasser richten sich maßgebliche Parameter und Untersuchungsverfahren nach der Abwasserverordnung (AbwV), insbesondere den einschlägigen Anhängen, sowie nach der für den Betrieb geltenden wasserrechtlichen Erlaubnis. Übernehmen Sie diese Vorgaben in das Anforderungsblatt und lassen Sie den Laborumfang für Ihre Matrix und Ihr Verfahren bestätigen.

Häufige Fragen

Welche Nachweisgrenze soll ich beauftragen?

Die, die zur Entscheidung passt. Legen Sie den Zweck fest und lassen Sie sich die erreichbare Grenze je Labor schriftlich bestätigen.

Reicht ein Angebot für die Vergabe?

Nein. Holen Sie mindestens zwei Angebote auf demselben Anforderungsblatt ein. Nur so werden Zeilen und Preise vergleichbar.

Wie gehe ich mit Nachträgen um?

Vereinbaren Sie vorab, wie zusätzliche Proben, Wiederholungsmessungen und Fristüberschreitungen abgerechnet werden. Lassen Sie Nachträge schriftlich bestätigen.

Woran erkenne ich eine gültige Akkreditierung?

An der Urkunde mit Anlage. Dort steht, welche Verfahren für welche Matrix zugelassen sind. Der bloße Hinweis auf ein QM-System genügt nicht.